勝手に早出する社員にも残業代が必要？朝残業を勝手にする社員への対応

「時間にルーズ」と聞くと、遅刻や無断欠勤、早退を繰り返す社員を思い浮かべます。しかし一方で、不必要に早く出社したり、理由なく居残り続けたりする社員もまた「問題社員」です。

始業時間より大幅に早く出社する「早出社員」が、自主的に出勤したにもかかわらず、高額の残業代を請求してくるケースでは、慎重な対応を要します。

会社の指示なく勝手に早出し、タイムカードを打刻する社員を放置することは、会社にとって大きなリスクです。このような社員には、まず注意指導をし、それでも改善しない場合は懲戒処分や解雇などの検討が必要となります。

今回は、早出社員に対して残業代の支払い義務があるか、そして、企業としてどのように対応すべきかについて、企業法務に強い弁護士が解説します。

勝手に早出しても「朝残業」となる可能性がある

社員が、自らの判断で始業時間よりも早く出社するケースがあります。

例えば、「電車の遅延が心配」「渋滞に備えて余裕を持って出社したい」など、遅刻を避けるために早めに会社に到着する人もいます。「仕事に対する意識が高い」「早く来て働くのは良い心掛けだ」と好意的に受け取り、黙認する企業もあります。

しかし、「早出」した時間が「残業」になると、「朝残業」として残業代の支払い義務が生じるおそれがあります。

労働時間の考え方

労働基準法では、労働時間に対して賃金（給与）を払うことが企業の義務です。

この「労働時間」とは、単に会社にいる時間ではなく、労働者が使用者（会社）の指揮命令下に置かれている時間であると考えるのが裁判実務です。（三菱重工業長崎造船所事件：最高裁平成12年3月9日判決）。

労働基準法32条の労働時間（以下「労働基準法上の労働時間」という。）とは、労働者が使用者の指揮命令下に置かれている時間をいい、右の労働時間に該当するか否かは、労働者の行為が使用者の指揮命令下に置かれたものと評価することができるか否かにより客観的に定まるものであって、労働契約、就業規則、労働協約等の定めのいかんにより決定されるべきものではないと解するのが相当である。そして、労働者が、就業を命じられた業務の準備行為等を事業所内において行うことを使用者から義務付けられ、又はこれを余儀なくされたときは、当該行為を所定労働時間外において行うものとされている場合であっても、当該行為は、特段の事情のない限り、使用者の指揮命令下に置かれたものと評価することができ、当該行為に要した時間は、それが社会通念上必要と認められるものである限り、労働基準法上の労働時間に該当すると解される。

三菱重工業長崎造船所事件（最高裁平成12年3月9日判決）

会社が、明示的に指示していれば、その時間が使用者の指揮命令下にあり、労働時間に該当するのは当然です。それだけでなく、明らかな指示がなくても、会社が事実上黙認していた場合、「黙示の指揮命令」があったと評価されます。

社員が早朝に出社して業務していたことを会社が把握していたにもかかわらず、注意せずそのまま働かせ続けた場合、その時間も「労働時間」とみなされる可能性があります。つまり、会社としては「勝手に早出した」と思っていた時間も、事実上容認していたと評価されれば、残業代が発生するリスクがあるのです。

労働時間の具体的な基準

早出をして働いた時間が、「労働時間」と認められるかは、以下の2点が基準となります。

したがって、実際に早出して行っていた作業が、業務に必要なものかどうかを判断し、その上で、指示の有無が重要となります。前述の通り、明確な指示がなくても、会社が把握しながら止めなかったなどの事情があれば、「労働時間」と認められる可能性があります。

最終的な判断は、裁判所が証拠に基づいて行うので、対応に不安がある会社は、裁判例を熟知している弁護士に相談するのが有益です。

勝手に早出する社員にも残業代が必要

始業時間前に勝手に早出する社員がいる場合、労務管理上の大きなリスクとなります。

たとえ社員が自主的に早く来たのだとしても、実際に業務を行い、それを会社が把握していたケースでは「労働時間」として扱われ、残業代を支払う義務が生じるからです。

いわゆる「朝残業」が「労働時間」になるとき、その時間も合計して「1日8時間、1週40時間」の法定労働時間を超えていると、残業代を支払わなければなりません。毎日の早出が数分程度だとしても、積み重なると相当な金額になる可能性があります。残業代の時効は3年間であり、過去分をまとめて請求することができます。

社員に「やる気」や「善意」があっても、業務の必要性がなかったり、企業の利益を生まなかったりする早出は、かえって残業代という人件費を増やすだけです。そして、勤怠を正確に記録していないと、残業代を請求された際にも企業側で反論できなくなってしまいます。

企業としては、「早出は残業に当たらない」と一律に判断するのでなく、実態に応じて適切に労働時間を把握・管理する体制を整えることが重要です。

勝手に早出する社員への適切な対処法

次に、早出する社員への対処法を解説します。

始業時間前に無断で出社する社員は、自主的に記録していた早出時間をもとに、残業代を請求してくる可能性があります。早出が常態化していると、請求される残業代が高額になるおそれもあるので、企業として、このようなリスクを未然に防ぐための体制づくりが欠かせません。

早出する理由を確認する

まず、始業時間より早く出社している社員がいたら、その早出の理由を明らかにするよう求めてください。そして、その理由が業務上の必要性に基づくものか、見極めが必要です。

例えば、早出してタイムカードを押した後すぐに仕事に取り掛からず、喫煙やコーヒー休憩などをしているようであれば、業務上の必要性は認められません。したがって、単に理由を確認するだけでなく、早出して業務に従事していたかどうかを証明する証拠を残すことが大切です。

証拠として有効なものの例は、次の通りです。

これらは、「仕事をしていない」あるいは「企業が黙認していない」という証拠となります。裁判所はタイムカード記録を重視する傾向にあるので、これらの客観的な証拠に基づいて反論しないと、打刻の通りに仕事をしていたと認定されるおそれがあります。

なお、始業前に出社する理由が「他の社員の労務管理や監督をするため」といったものである場合、業務上の必要性が認められるケースもあります。ただし、管理・監督の業務を担う社員は、「管理監督者」（労働基準法41条2号）該当すれば、時間外割増賃金の対象外です。

不必要な早出には注意をする

早出の理由を確認し、「業務上の必要性がない」と判断したら、始業時間ちょうどに出社するよう、社員に注意指導を行いましょう。注意を怠り、早出を放置していると、会社が黙認していたと主張され、黙示の指揮命令による労働時間だったと評価されるおそれがあります。

注意は口頭でも可能ですが、改善がみられない場合には書面での注意指導（指導書など）を交付し、対応の履歴を証拠に残しておいてください。

早出を指示するときは残業代を意識する

会社が、あえて始業時間よりも早くきて業務をするよう指示せざるを得ないこともあります。例えば、大規模な業務の準備や緊急対応などのケースです。

この場面では、企業は残業代に注意すべきです。つまり、始業前の業務でも「指示をしたら対価（給与や残業代など）が発生する」という意識を強く持つべきです。そして、人件費が生じることを理解し、それに見合う成果があるかどうか、よく検討しなければなりません。

「残業」という言葉からは、就業時間を過ぎて「残って業務をする」というイメージが一般的ですが、始業前に働いた時間もまた「残業」であることを、企業は正しく認識しておく必要があります。

特に、不必要な早出を繰り返す社員ほど、残業代の発生を強く意識していることも多いものです。思わぬ労使トラブルを招かないよう、企業は早出残業への明確な対応方針を持ち、注意深く対応していくことが求められます。

勝手な早出に懲戒処分や懲戒解雇は可能か？

以上の通り、会社の許可なく勝手に早出する社員には、厳しい対応が必要です。

懲戒処分の中でも最も重い制裁が「懲戒解雇」です。ただし、労働者に対する不利益が非常に大きく、裁判所もその適法性については慎重に判断する傾向があります。

厳しすぎる制裁は、労働者から訴えられて違法となるリスクがあります。「やる気のある社員に罰を与えた」と受け取られれば、モチベーションを低下させ、本当は好ましい就業態度さえ萎縮させる結果となりかねません。

したがって、いきなり懲戒処分を検討するのではなく、まずはその理由と必要性を確認し、注意・指導を行うことから始めるべきです。また、社員に就業ルールを守らせるには、会社自身も労務管理体制を整備し、適切に運用することが前提となります。社員の行動ばかりを問題視するのでなく、企業として管理の責任を果たすことが、トラブルの未然防止に繋がります。

早出社員に対抗するために労務管理を徹底する

勝手に早出する社員に対し、適切な注意・指導を行い、不要な残業代請求を回避するには、企業側の労務管理の徹底が不可欠です。特に、「労働時間の正確な把握」が重要なポイントとなります。

労働安全衛生法の改正により、2019年4月から、労働時間の把握は企業の義務となりました。従来より厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」によって、客観的な労働時間の把握が推奨されていましたが、法律上の義務となったことで、その必要性は増しています。

労働時間の把握は、客観的な方法で行う必要があり、具体的には次の方法があります。

つまり、明確な記録に基づいて勤務実態を把握することが必要となります。

始業前に出社した社員が、後から「働いていた」と主張して残業代を請求してくる場合に備え、労働時間を正確に把握し、記録に残すことが極めて重要です。裁判でも、証拠がなければ、問題社員や理不尽な主張に対抗できなくなってしまいます。

昨今は、従来のタイムカードに加え、クラウド型の勤怠管理ツールや、GPSを併用して正確に把握する方法なども登場しており、システムを導入することで社員の早出が業務に必要なものか、それとも単なる私的行動かを区別することができます。

早出社員の対策のため、業務内容や状況に合わせ、より正確に労働時間を管理できるシステムを導入することが、有効な対策となります。

まとめ

今回は、会社に無断で、勝手に早出する社員への対処法を解説しました。

例えば、毎日のように決まって1時間早く出社しているケースは、業務上の必要性がない限り、適切な出社時間でない可能性が高いです。そもそも、毎日早出を要するほど逼迫している状況は稀であり、仮に多忙だとしても、不自然な早出は「残業代稼ぎ」の可能性があります。

このような状況を放置すれば、無用な人件費が発生し、企業の労務リスクが高まります。「やる気のある社員だから」「無償で働いてくれて助かる」などと楽観的に考えて黙認していると、後になって残業代を請求され、思わぬトラブルに発展します。

労務管理に不安がある企業は、トラブルを未然に防ぐため、早期に体制を見直すべきです。法的リスクを最小限に抑えるには、人事労務に精通した弁護士に相談するのがお勧めです。