解雇通知書とは？テンプレートと解雇予告の書面を作成する際の注意点

企業が従業員を解雇する場面では、適切な手続きが求められます。

解雇の局面では、書面で証拠に残しながら対応するのが必須であり、その中でも「解雇通知書」が重要な役割を果たします。解雇通知書は、労働者に対して解雇の意思を明示する書面であり、不当解雇のトラブルを防ぐ重要な証拠となります。

解雇は、社員にとって大きな不利益となるので、解雇通知書の記載や交付の方法を誤ると、労働者側から「不当解雇」であると主張され、法的リスクを招くおそれがあります。

今回は、解雇通知書の役割と内容について、実務で使えるテンプレート・雛形と共に解説します。法律や裁判例に従い、解雇のトラブルを避けたい方は、ぜひ参考にしてください。

▼ 図解で解説 ▼

解雇通知書とは

解雇通知書とは、使用者（企業）が労働者に対して「雇用契約を終了させる」（解雇）という意思を明確に伝えるための書類です。法的には、労働契約を会社が一方的に終了させることを「解雇」と呼び、これを労働者に書面で伝えるのが解雇通知書の役割です。

書面で通知することで、後の労使トラブルを避けるための証拠となり、企業側にとっても重要なリスク回避手段となります。

解雇通知書の目的

解雇通知書の主な目的は、次の3点です。

日本の労働法では解雇が制限されており、解雇権濫用法理により、客観的に合理的な理由がなく、社会通念上相当でない解雇は無効となります（労働契約法16条）。そのため、労働者が解雇の有効性を争い、「不当解雇」であると主張してくるケースでは、いつ、どのような理由で解雇したのか、説明できる文書を残すことが極めて重要です。

解雇通知書が必要な理由

企業側にとって、解雇通知書は非常に重要な役割を果たします。

近年、解雇を巡る労使トラブルが増加し、企業としては、解雇の正当性を問われるケースも少なくありません。このような場面で、口頭の通知のみでは不十分で、書面の通知によって証拠を残す必要があります。また、労働基準法20条は、解雇の30日前に予告するか、不足する日数分の平均賃金の支払い（解雇予告手当）を義務付けています。予告義務を果たす上でも「いつ解雇したのか」を会社側が説明できるようにしなければなりません。

労働者から争われると、「そのような理由だとは聞いていない」「クビだとは言われなかった」などと主張され、言った言わないの水掛け論になりがちです。したがって、解雇通知書は単なる形式ではなく、法的なリスクを回避する武器にもなります。

解雇通知書の必要性は、普通解雇、懲戒解雇、整理解雇など、解雇の種類を問いません。

解雇に関するその他の書面との違い

解雇に関連する書面は他にも存在しますが、それぞれの役割は異なります。解雇をする企業側で、しっかりと法律知識を理解して使い分けなければなりません。

解雇通知書に記載すべき内容

次に、解雇通知書に記載すべき内容について解説します。

解雇通知書によって法的トラブルを回避するという目的を果たすには、一定の記載事項について漏れなく、明確に示す必要があります。

解雇する旨

まず、法的に「解雇」の意味を持つことを明記してください。

例えば、書面の名称を「解雇通知書」とし、その通知書の冒頭で「貴殿を◯年◯月◯日付をもって解雇する」というように明確に意思表示します。断定的に記載しなければ、自主退職の勧奨と混同されるおそれがあります。「明日から来なくて良い」「あなたの仕事はもう無い」など、曖昧な表現だと、後で労働者から「解雇ではなかった」と主張されるリスクがあるので、誤解を生まないよう一義的な表現にしてください。

なお、労働者の納得を示すためにサインや署名、押印を求めるケースもありますが、本来、解雇は会社の一方的な意思表示であり、労働者の同意や承諾は不要です。

解雇日（雇用契約の終了日）

次に、雇用契約の終了日、つまり「解雇日」を明記します。解雇日の記載には次の意味があります。

なお、有給休暇の消化や業務の引継ぎなどの関係で、解雇日と最終出社日が異なるときは、その点についても明記しておきましょう。

解雇理由

次に、解雇理由を記載します。

解雇理由の記載は、解雇通知書の中でも特に重要です。後の法的トラブルを避けるには、客観的で合理的な理由を、できるだけ具体的に記載するよう注意してください。「能力不足」「勤務態度が不良」といった抽象的な記載だけでなく、そのような悪い評価に至ったエピソードなども含めて具体的に記載すれば、労働者に対しても説得力があります。

あわせて、就業規則の根拠条文や、証拠の有無についても記載しておきましょう。

なお、解雇の多くは会社都合退職となりますが、例外的に、労働者の責に帰すべき重大な事由がある場合（例：懲戒解雇など）は、自己都合退職となる場合があります。この点は、失業保険の受け取り時期に影響するので、労働者にとっては重要な関心事となります。

解雇予告手当の有無

労働基準法20条に基づく解雇予告手当についても、支給の有無を明記します。この点は、前述の解雇日とも関係しますが、即時解雇の場合は、30日分の手当の支給が必要となります。

なお、やむを得ない事由や労働者の責に帰すべき事由がある解雇は、例外的に予告手当が不要ですが、労働基準監督署の「解雇予告除外認定」を受ける必要があります。

解雇通知書のテンプレート・雛形

以上の点を踏まえて、解雇通知書のテンプレート・雛形を紹介します。

このテンプレート・雛形は、あくまで記載例なので、ケースに応じて追記・修正が必要です。実際に解雇通知書を作成する際は、法的に必要な記載事項だけでなく、「受け取った労働者がどのように感じるか」も考慮し、不必要に感情的な対立を煽らないような表現で記載するのがお勧めです。

解雇通知書を作成する際の注意点

次に、解雇通知書を作成する際、特に注意すべきポイントを解説します。

曖昧な表現を避けて解雇理由を明記する

解雇理由について、曖昧な表現だと、後日トラブルになります。

労働契約法16条は、「解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は無効とする」と定め、解雇を制限しています。通知書の記載が曖昧だと、労働者にも裁判所にも、「解雇する正当な理由はないのではないか」と疑われてしまいます。

たとえ解雇通知書を作成しても、次のような理由の記載には問題があります。

労働審判や訴訟で「解雇が無効である」と判断されれば、遡って労働者は復職し、解雇中の賃金も遡及して支払う必要があります（バックペイ）。企業の負うリスクは非常に大きいので、明確な事実・期間・注意指導の経緯などを解雇通知書に明記して、説得的に説明することが重要です。

労働者と対話して納得を求める

解雇は、会社にとっての権限であり、一方的なものです。

しかし他方で、労働者にとっては、解雇されると収入を失い、生活に直結する重大な処分です。そのため、解雇の前に、必ず労働者本人と面談し、理由を伝え、改善を促したり納得を求めたりといったプロセスを踏む必要があります。

このプロセスを踏むことで、解雇が社会通念上相当であると評価されやすくなります。また、事実上、労働者が解雇理由に納得して、これ以上の法的紛争を起こさないことを決断してくれるという副次的な効果もあります。したがって、後の争いに備え、解雇通知書だけでなく、解雇前後のやり取りや経緯についても、必ず記録して保存しましょう。

解雇通知書を交付する方法と注意点

次に、解雇通知書の交付に関する知識も解説しておきます。

解雇通知書の書き方や送り方、渡し方について悩むときは、自分一人で進めてしまうのではなく、事前に弁護士に相談することをお勧めします。

書面での交付が望ましい

解雇したことを証明するのは、企業側の責任です。そのため、口頭での通知だけでは不確実で、労働者側から「解雇ではなかった」「解雇とは言われてない」などと主張されるリスクがあります。このようなリスクを避けるためにも、必ず書面で通知すべきです。

書面を交付すれば、「いつ・誰に・どのような内容で通知したか」が明確になります。

また、労働者が不当解雇を主張したときに、解雇通知書に記載された解雇理由が争いの対象となります。証拠を残すために電子メールでの通知も可能ではありますが、改ざんのおそれがあるため、解雇のような重要な局面でこそ、対面または郵送で、書面を交付すべきです。

内容証明郵便で送るべき場合もある

既に労働者とトラブルになることが明らかな場合、内容証明で送ることも検討してください。

内容証明は、日本郵便が「いつ・誰に・どんな内容で」送ったかを証明する郵便方法であり、証拠としての価値を高めることができます。内容証明を使うべきケースは、例えば次の通りです。

なお、解雇通知書の交付タイミングは、解雇予告期間や手当の支給日数とも関係します。内容証明で送り、「いつ到達したか」を証明できれば、解雇予告手当について考える際の役にも立ちます。

解雇通知後はトラブルに備える

解雇通知を行う際や通知後に、労働者が不服を申し立てる例は少なくありません。解雇は労働者に大きな不利益があり、紛争化は避けられないでしょう。会社側もトラブルに備え、リスクを軽減しておくべきです。

労働者側の争い方には、労働審判や訴訟のほか、労働局のあっせんや労働組合による団体交渉などがあります。いずれの手続きでも、解雇の正当性については企業側が証明する責任があるので、次のような証拠を準備しておきましょう。

これらの資料がないと、裁判所で「解雇は無効である」と判断されるおそれがあります。

なお、解雇のトラブルの多くは、社内ルールが曖昧だったり、運用に一貫性がなかったり、社員に納得のいく説明ができていなかったりすることが原因となっています。そのため、紛争化する前から、就業規則や人事制度を整備するなど、社内体制を見直しておくことが必要です。

解雇通知書に関するよくある質問

最後に、解雇通知書に関するよくある質問に回答しておきます。

まとめ

今回は、解雇通知書に関する基本的な知識を解説しました。

解雇通知書は、単なる形式的な書類ではなく、企業が労働者に誠意を示し、法的なリスクを回避するための重要な文書です。記載事項や内容が曖昧だと、「不当解雇である」と反論されて争われる危険があるので、適切な内容で作成すべきです。

解雇の場面では、労働基準法や労働契約法をはじめ、法律のルールをよく理解しなければなりません。また、不当解雇について争われた裁判例の理解も必須となります。これらの知見を踏まえた適切な内容の解雇通知書には、後の紛争を予防するという重要な効果があります。

そのため、遅くとも解雇通知書の作成の段階から、弁護士に相談することが有益です。労務に詳しい弁護士は、その社員の解雇だけでなく、組織全体の労務リスクマネジメントについても助言をすることができます。