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人事労務

人事労務を顧問弁護士に相談するときの3つの事前準備

更新日:

人事労務の問題が起こり、トラブルが拡大した場合には、早急に顧問弁護士へ相談することをお勧めします。

本当は、人事労務の問題は未然に防止することが原則であって、起こってしまってからの対応では「時すでに遅し。」な感が否めないですが、できる限り速やかに弁護士へ相談しましょう。

とはいえ、人事労務の場合、労働者の雇用期間が長くなればなるほど、資料は膨大となり、弁護士に相談する際にも事前準備が欠かせません。

全く何の資料も収集・整理せずに手ぶらで弁護士に相談にいっても、弁護士は事案を速やかに把握して的確なアドバイスをすることができません。

一方で、膨大な会議資料を作成しても、スピーディな解決の妨げになる上、重要な情報の区別が困難となります。

今回は、人事労務問題を顧問弁護士に相談する際、人事労務担当者が準備すべきポイントを絞って、企業の労働問題を得意とする弁護士が解説します。

1. 人事労務問題への初動対応の大原則!

まず、企業で起こる人事労務問題は、未然の防止が一番と心得てください。

労働法による会社側への制限の非常に多いため、いざ問題が起こって、トラブルが拡大してしまってからでの対応では、会社側は「マイナスからのスタート」と言わざるを得ません。

解雇、残業代未払いを放置しておいてから、労働者から労働審判、団体交渉などが起こされてから初めて対応するということでは、会社側の適切な反論も十分用意できず、証拠収集も不完全となりかねません。

とはいえ、起こってしまったものは仕方ありませんから、できる限り早く労働問題を解決するためにも、弁護士に早急に対応してもらいましょう。

弁護士への相談の際に持参すべき資料は、「過不足なく、わかりやすく」が原則です。

2. 証拠となる人事労務の資料を収集

弁護士へ相談する際には、既に労働審判が起こってしまったケースであっても、まだ労働者からの内容証明が届いたのみであるケースであっても、最終的には裁判を見越した対応が必要です。

2.1. なぜ弁護士が証拠を精査しなければならないのか

人事労務のトラブルを弁護士に相談するときは、必ず、手元に現在持っている証拠は、すべて持参するようにしてください。

なぜ人事労務のトラブルで証拠を弁護士に見せることが大事かというと、法的紛争に発展すれば、最終的には、行きつくところは裁判による解決となる可能性があるためです。

裁判では、立証する証拠がない事実は、事実自体が存在しないものとして取り扱われ、立証責任のある当事者に不利にはたらくこととなります。

人事労務の問題では、会社側の方が多くの資料を有しており、一般的に会社から処分を決定することが多いものですから、立証責任は会社にあるケースが多いといえます。

2.2. 弁護士相談時の証拠を収集する際に考えるべきこと

人事労務のトラブルが裁判となることを見越して、弁護士に精査してもらう証拠を収集する際には、次の観点からの検討を加えるようにしてください。

  • 会社に保管されている人事労務の資料には、どのようなものがあるか。
  • 労働法によって作成、保管、備え置きなどが義務付けられている資料が、社内に存在するか。
  • 裁判で、会社側に有利な事実を立証するための人事労務の資料が存在するか。
  • 会社側に有利な事実を立証するための資料を収集するのにどの程度の期間、費用がかかるか。

まずは、会社側(経営者もしくは人事労務の担当者)が証拠収集をしてから弁護士に相談する方がスムーズです。

会社内での対応が困難な場合には、「どのような証拠を収集すればよいか。」というアドバイスをもらうため、真っ先に弁護士に相談してもよいでしょう。

2.3. 弁護士に相談する際に準備すべき人事労務の基本的な資料

会社側に有利な事実を立証するための資料は、弁護士に精査してもらうためにも、多くあればあるほど良いといえます。

会社側で、「その証拠が有利なものであるか、役に立たないものであるか。」を即座に判断することは困難ですから、収集できた証拠は、基本的にはすべて弁護士に目を通してもら]うことをお勧めします。

ただ、このように「会社に有利。」という証拠でなくとも、労働問題が法的手続き(労働審判・訴訟)に移行する場合には、何はともあれ提出すべき基本的な資料というものがあります。

  • 就業規則
  • 雇用契約書、労働条件通知書
  • 労働協約
  • 労使協定
  • 注意指導履歴、懲戒歴を示す資料
  • タイムカードなど実労働時間を示す資料

最低限、以上の基本的な人事労務に関する資料は、弁護士に相談する前に、会社内で収集・整理しておきましょう。

なお、就業規則など、労働法において作成が義務付けられている資料を作成していない場合、労働法違反となる可能性があり、法的手続きでも不利な解決となるおそれがあります。

したがって、労働法違反の疑いが濃厚な場合には、その点も弁護士に伝えておくようにしてください。

労働法違反を隠すために、また、「恥ずかしい。」などという経営者のお気持ちから、弁護士にまで真実を伝えないとなると、この先の有利な解決は到底望めません。

3. 事実関係の調査・確認

労働問題がトラブルとなったときは、何よりも「事実」が決定的に重要となります。

そのため、弁護士に人事労務のトラブルを相談する前に、事実の調査を行わなければなりません。

3.1. 弁護士に相談する前に事実調査をすべき理由

弁護士は、あなたの会社の内部事情を詳しくは知りません。

そのため、労働問題が起こった場合に、なぜそのような問題が起こったのか?、回避できなかったのか?、誰の責任なのか?といった点を検討するためには、周辺の背景事情を弁護士に対して伝えなければなりません。

この点は、顧問弁護士として会社を長期的にチェックしている場合には、ある程度省略してスピーディに対応することが可能となります。

3.2. 弁護士へ人事労務の事実調査を依頼すべき理由

まずは会社の担当者が、事実を調査しなければなりません。事実調査の対象者は、問題となっている労働問題の当事者や相手方、直属の上司、人事担当役員などが対象となります。

事実関係を把握するためには、担当者は現地に赴いて調査をする必要があります。

例えば、事業所がいくつもある場合には、問題の起こった事業所へ出向く必要があります。

ただ、問題の起こった支店、事業所が、問題を隠ぺいするために、会社からの調査に非協力的な態度をとることもあります。

また、セクハラ事件の加害者など、会社との間で利益相反が生じる場合(後々に退職、懲戒処分などが行われる可能性がある場合など)には、そもそも協力を得ることができません。

会社だけで事実関係の調査を行うことが困難な場合には、先に弁護士に相談し、弁護士も同席の上で事実の調査を行うことも必要です。会社内からの反発が予想される場合には、早めに弁護士に相談しましょう。

3.3. 事実調査の具体的な方法

事実調査を慎重に行わなければならないことは、これまでの解説で十分理解していただけたのではないでしょうか。

特に、社内のヒアリングでは、現場の責任問題のなすりつけ合い、隠匿を目的として、事実とは異なる証言がされたり、人によって証言が矛盾したりするケースも少なくありません。

しかし、会社としては、「事実はわからないので調査は終了。」という対応は適切ではありません。いかに証言が食い違うとしても、一定の事実認定を、会社の責任で行う必要があります。

弁護士は事実認定のプロですから、事実認定の判断に迷うときは、弁護士のアドバイスを受けることが有効です。

できる限り、虚偽の証言や、不誠実な対応に騙されないように、事前に入念に、収集した人事労務に関する資料を確認、精査し、客観的な資料に基づいた事実聴取を行うようにしてください。

4. 弁護士への相談と依頼の方法

以上の準備(証拠収集・事実の調査)が会社内で終了すると、いよいよ弁護士に相談することとなります。

なお、証拠収集、事実の調査を会社だけで済ませることが困難であることが予想される場合には、この準備が済んでいなくても遠慮なく顧問弁護士に相談すべきです。

4.1. 時系列表の作成

弁護士が事案を把握しやすくするために、情報を整理しておいてください。

この場合、「時系列表」が最も適切です。時系列表を作成する際には、事実のみを淡々と記載するようにし、担当者の意見・会社の主張や反論は記載しないようにします。

事実関係と、会社の反論との区別が曖昧になると、相談を受けた弁護士が適切に事実関係を把握できないからです。

また、全ての資料を持参することが困難な場合には、資料一覧を作成して弁護士との法律相談に臨みましょう。

4.2. 弁護士への連絡と日程調整

弁護士へ、電話、メールなどの方法で連絡し、予約日程の調整を行います。

合わせて、弁護士との相談に同席すべき社内の関係者にも、日程調整を行わなければなりません。

弁護士に人事労務問題の相談に行く際には、関係する当事者は同席していた方が、その場で事実の聴取が可能となるため有効です。

また、事前に収集した証拠となる人事資料は、PDFなどの形式で事前に弁護士へ送付しておけば、よりスムーズかつスピーディに対応してもらえます。

特に、既に労働審判、団体交渉、裁判などの紛争となっている場合には、時間的余裕があまりありませんので、速やかに行動しましょう。

ただし、スピードを優先しすぎて、正確性を欠く対応となることは後々不利な解決となるためお勧めできません。

4.3. 人事労務問題への対応の相談

弁護士との予約をとった日時になったら、法律事務所へ来訪し、弁護士のアドバイスを受けます。

弁護士との打合せでは、特に相手方に弁護士、労働組合などの専門家が既についている場合には、相手方労働者の使用してくる労働法の専門用語について、正しく理解できるように弁護士に質問しておきましょう。

ただし、迅速性を重要視するべき場合も多いことから、基本的な用語や、法的手続きの基本的な流れについては、参考にしてください。

法務部に意見を求めたり、顧問弁護士に意見を求めておくことも、事前の法律知識の補充には役に立ちます。

4.4. 弁護士からのアドバイス、準備書面は社内全体でチェック

法律相談の結果、弁護士に人事労務の問題へ対応してもらう場合には、弁護士からアドバイスがあったり、書面が作成され提出されたりします。

この場合に、弁護士との窓口となっている、社長、総務部署の担当者などの一存だけで判断してはいけません。

というのも、人事労務のトラブルは、事実が決定的に重要であることは既に解説したとおりですが、「生の事実」は経験したものにしかわからず、直属の上司や現場責任者などの意見が重要となってくるためです。

そのため、裁判に提出する資料などを弁護士に作成してもらった場合には、現場レベルでの確認も行うべきであるといえます。

4.5. 解決方針を入念に検討

労働問題の解決は、労働者との和解によるケースが多いといえます。

和解を行う条件については、社内で方針を統一しておくようにしてください。

最終段階で会社の方針が大きく転換したり、成立しそうであった和解が会社の都合によって覆ったりすることは、裁判所に対する心証が非常に悪い場合があります。

したがって、和解方針を弁護士に伝える際には、社内での統一ができてからとする必要があります。

また、解決方針を決定する場合には、和解をするか否かだけでなく、次の点も考慮する必要があります。

  • 会社がこの人事労務トラブルに対して支払える解決金額の上限
  • 労働者に対する金銭の支払い名目
  • 解決金などの支払期限、支払方法
  • 労働者に対して守秘義務を課すことを求めるかどうか
  • 問題となっている人事労務トラブル以外の債権債務がないかどうか
  • 未払いとなっている債務、残置された私物がないかどうか
  • 退職処理、保険・税金の取り扱いが適法になされているか

4.6. 人事労務トラブルの波及防止

弁護士に相談する人事労務トラブルが、会社の制度を原因としている場合には、同じ争いが他の従業員から起こされる可能性が高いといえます。

そのため、会社の制度に労働法違反の部分があるのであれば、弁護士に相談の上、改善しなければなりません。

例えば、会社の採用していた制度が違法で、多額の未払い残業代を請求されるケースがこれにあたります。

また、企業の規模、問題の性質によっては、マスコミやプレスリリースへの対応が必要となる場合もあります。企業法務、労働問題に強い弁護士であれば、マスコミ対応によって炎上を防止するためのアドバイスも可能です。

他の従業員や、問題となった労働者が、インターネットやSNSで悪評を立てたり、誹謗中傷を行ったりすることも防止しなければなりません。

5. まとめ

以上、今回は、人事労務トラブルを実際に顧問弁護士に相談する場合に、事前に行うべき準備(証拠の収集・事実の調査)と、弁護士への依頼方法について解説しました。

人事労務トラブルは未然防止が原則です。労働トラブルとなりそうな場合には、早めに弁護士にご相談ください。

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