休みがちな社員への対応は？声掛けの注意点、解雇できる基準を解説

体調不良や病気を口実に、休みがちな社員に対し、会社はどう対処すべきでしょうか。

休みがちなまま放置しては業務に支障があり、他の社員から不満が出るのは確実。士気も低下してしまいます。しかし、休みがちな社員に配慮せず激しく当たれば、逆に、安全配慮義務違反の責任を追及され、損害賠償を請求される危険もあります。正当な理由なく休めば「問題社員」ですが、使用者側は板挟みになり、対処に悩むでしょう。

体調を管理し、健康を保つのは社員の責任。休みがちな状況が続くと「解雇したい」と考える場面もあります。しかし、日本の労働法では解雇は厳しく制限され、相応の基準に達するほどよく休んでもいない限り、「休みがち」という理由だけで解雇はできません。まずは声掛けから始め、休んだ日数、理由を精査し、慎重に検討すべきです。

今回は、業務に支障を生じさせる、休みがちな社員への対応を、企業法務に強い弁護士が解説します。

休みがちな社員の特徴

休みがちな社員とは、本来労働日である日に、正当な理由なく休む労働者のことです。

欠勤だけでなく、遅刻や早退など、勤怠に不良のある社員もまた「問題社員」です。また、頻繁にデスクに突っ伏したり、業務時間中に居眠りしたりなど、出社はすれど仕事をしない社員にも要注意です。

採用時から健康状態の問題を理解して入社させたならよいですが、そうでなければ、休みがちだという事情は会社として深刻な問題です。休みがちな社員の理由は、単なる病気や体調不良だけでなく、気持ちや気分、性格、仕事に向かう姿勢といったセンシティブな問題であるケースも多く、休みがちな社員の特徴を理解して対処しなければなりません。

休みがちな社員の主な特徴は、次の通りです。

このような気持ちや気分の問題も、結果的には体調に影響し、食欲が出なくなったり、睡眠不足となったり、気だるく疲れやすくなったりする人もいます。

その結果、仕事に向かう気が薄れ、会社に行きたくなくなり、休みがちになってしまうのです。休みがちな社員の欠勤には、時期的な問題もあります。入社したてで周囲の環境に慣れていない、異動によって新しい職場に馴染めない、といった新生活の時期には、特に休みがちになることが多いです。

休みがちな社員による悪影響

次に、休みがちな社員による悪影響について解説します。大きなリスクを知り、慎重に対策を講じてください。

休みがちな社員は、その人の担当する業務に遅れが出るなど、欠勤による不都合があるのは当然。しかし、それだけでなく、休みがちなことが社内の不和を生み、会社全体に悪影響を与えます。また、社内の問題だけでなく、商品やサービスの質に影響し、顧客や取引先など社外にも迷惑をかけます。

業務に遅れが生じる

休みがちな社員がいると、担当する業務に遅れが生じます。そして、組織としてチームで仕事を進めるとき、問題社員の所属する部署全体に迷惑がかかります。休みがちな分だけ、人手不足を加速させ、スムーズに業務が進みません。

休んだ日だけでなく、出社して労働できた日でも、仕事に集中できず、業務効率を低下させる可能性が高いです。その結果、本来なら不要な長時間労働による残業代が人件費を圧迫したり、未払いの生じるリスクを高めたりする危険があります。

社内の人間関係を悪化させる

休みがちな社員に迷惑をかけられた周囲のストレスは拡大します。社内の人間関係は悪化するに違いありません。

会社が、休みがちな社員に注意や指導をせず、対策を講じないと特に、「真面目に働いている自分は評価されないのに」という不公平感が醸成され、ますます士気が低下します。社内の人間関係が悪化すると、職場の空気が重くなり、不用意な言動がハラスメント問題に繋がりやすくなります。

安全配慮義務違反の責任を追及される

会社は、社員を健康で安全な環境で働かせる義務（安全配慮義務、職場環境配慮義務）を負います。休みがちだからと放置すると、これらの義務違反の責任を追及され、慰謝料をはじめ損害賠償請求を受ける危険があります。

一過性の体調不良でも、適切な対処を怠ると悪化することがあります。その結果、うつ病、適応障害などの精神疾患にかかると、早期に対処しなかった会社に原因があると主張される可能性があります。

休みがちな社員への対応

放置する危険性を理解したところで、次に、休みがちな社員への対応を解説します。

適切な対処をすれば、休みがちな社員による影響を最小限に抑え、労働者からの責任追及を免れることができます。まずは声掛けなど軽度なものから始め、社員の様子を見ながら徐々に関わり合いを強めていきます。

声掛けを積極的にする

まず、休みがちな社員には、積極的に声掛けをしましょう。小規模な会社なら社長が気にかけること、規模の大きい会社では、上司など管理職に、常に声掛けを怠らないよう指導してください。休みがちな社員は、自身をコントロールするのが苦手な人が多く、他者からの声掛けによって律する必要があります。

積極的に声を掛け、コミュニケーションをとるよう心がければ、休みがちな社員も心を開き、環境に順応し、仕事に打ち込みやすくなります。「困っていないか」「悩みがあるのではないか」と、上の立場の人が積極的に話しかければ、相談しやすい職場環境を作ることができます。問題が悪化しないよう、一人で抱え込ませないのが大切です。

ハラスメントなど労働問題の相談窓口を作ったり、定期的に面談したりするのが有効です。

休みがちな理由を確認する

休みがちな社員への適切な対処法は、その理由、原因によって異なります。そのため、欠勤した場合には、まずその理由を確認しなければなりません。所定労働日に欠勤した場合、会社は労働者に質問し、理由をヒアリングすることができます。

欠勤理由によっては、厳しく叱責するばかりが対策ではありません。むしろそのような対応では、パワハラだと反発される危険もあります。会社の配慮を要するケースもあるため、私生活上の事情でも、きちんと聞き出すようにします。

確認できた理由ごとの適切な対応は、以下に解説します。

就業規則を整備する

休みがちな社員に正しく対応するには、その根拠となるルールが必要です。全社的に適用されるルールは、就業規則にまとめて定めるのが有効なので、事前に整備すべきです。対応において就業規則に定めるべきは、例えば次の条項です。

就業規則は、10名以上の社員を使用する事業場では、労働基準監督署への届出が義務となります。合わせて、作成した就業規則は事業所に備え置き、労働者に周知しなければなりません。

注意指導する

休みがちな社員の欠勤理由を確認し、「気分が乗らない」「面倒だ」など、正当でない理由の場合は、問題点として指摘し、注意指導します。欠勤理由を社員が明確にしない場合も同じく、正当な理由のない欠勤と扱うしかありません。

休みがちな社員は、遅刻や早退、ミスを多く発生させます。その都度、注意し、こまめに改善を促します。感情的にはならず、毅然とした態度で、改善策を示すのが良い対応です。口頭で注意指導しても直らない場合、書面によって注意指導を伝え、証拠に残します。更に繰り返されるなら、懲戒処分も検討してください。

医師の診断を指示する

休みがちな社員の欠勤理由を確認し、病気や体調不良がある場合は、医師の診断を指示するのが適切です。うつ病や適応障害といった精神疾患では素人判断は危険です。重度でなくても、ストレスを抱え、生活リズムが乱れているなら、休みがちになり始めた段階で早期に対処すべきです。

診断の結果に応じて、ただ指導するだけでなく、次のような配慮も考えられます。

悪化させれば、治療には時間を要しますから、軽度のうちに精神科、心療内科などの専門医の診断を受けるよう指示します。原因がプライベートの事情だったり、本人も気付かないストレスだったりするケースも、業務を指示する以上、健康状態をチェックする責任が会社にはあります。

休職させる

休みがちな社員の中には、無理を押して働き、更に悪化させるというように、休んだり出社したりを繰り返すケースもあります。この場合、思い切って休養を取らせる方が良い対処となる場合も少なくありません。

まずは未消化の有給休暇を取得させます。仕事を離れ、リフレッシュすれば勤怠が直るケースもあります。

それでも不足の場合は、休職を命じることを検討してください。休職については、一定期間の欠勤が続くことを条件に会社が命令できると定める例が多いです。詳しくは、自社の就業規則をご確認ください。

休みがちな社員を解雇できる基準

休みがちな社員の悪影響を考えると、悪質な場合は解雇、つまりクビを検討せざるを得ないことがあります。多くの会社は、就業規則に「勤務状況が著しく悪く、改善の見込めないとき」といった解雇理由を記載しているでしょう。

そのため、休みがちだという勤怠を理由に、適法に解雇できるかは、その欠勤の理由、欠勤の日数や頻度などによって判断する必要があります。このとき、休みがちな傾向を理由にして解雇するならば、少なくともその基準として、「出勤率が80%未満である」ことが必要と考えるのが実務です。というのも、8割以上出勤していれば有給休暇を取得する権利が得られますので、法律によっても、ある程度休むことが許容されることとなるからです（労働基準法39条）。

80％以上の出勤率が確保できている場合には、休みがちとはいえ、単に有給休暇を取得する手続きを怠っただけともいえ、解雇という厳しい処分を下すのは適切でないといえます。

まとめ

今回は、休みがちな社員に対し、会社がすべき適切な対応について解説しました。

休みがちな原因が、一時的な体調不良、異動に伴う順応など、短期間のうちに解決できる問題ならよいでしょう。しかし、甘く見て対策を怠ると、うつ病や適応障害などの精神疾患にかかり、その責任は会社にあると主張されるおそれがあります。このときまで対処せず放置していると、会社としても反論は困難です。

休みがちな社員に対し、声掛けをしたり注意したり、欠勤理由を確認したりといった対処をすべきなのは当然、安全配慮義務を遵守した労働環境の整備を、常日頃から意識しておく必要があります。不安な会社は、ぜひ弁護士に相談ください。