会社は社員のメールを監視できる？社内のメールを監視・検閲する方法

経営者から、「社員のメールを監視したい」と相談されることがあります。

業務メールを逐一チェックしてマイクロマネジメントを行い、ミスを減らそうとする企業もあります。社員を信頼せず、「業務を怠けているのでは」「私用メールを送っているのでは」といった疑念から監視を検討するケースもあります。

この点、業務に関連するメールなら、会社は監視できるのが原則です。

しかし、監視の範囲や方法が過剰だと、社員から「違法なプライバシー侵害である」と反発されるおそれがあります。厳密には違法でなくても、不信感が募るとモチベーション低下にも繋がります。したがって、会社は社員のメールを監視できるものの、無制限に行うべきではなく、就業規則などであらかじめルール作りをすることが重要です。

今回は、会社が社員のメールを監視する際の適切な方法や、注意すべきポイントについて、企業法務に強い弁護士が解説します。

会社は社員のメールを監視できる

会社は、原則として社員のメールを監視することが可能です。

この際、労働者本人の同意や承諾は不要です。退職者が使用したパソコンを会社が回収し、パスワードを入力してメールの内容を確認することは違法ではありません。会社のサーバーに保存されたメールをチェックする行為も同じく、適法です。

以上の通り、社員のメールの監視は、企業統制、法令順守、リスク管理の点から意義があります。ただし、運用にあたって、過度な監視とならないよう、明確なルールが求められます。

メールの監視が許される理由

次に、会社が社員のメールを監視できる理由について解説します。

社員にとっては、「監視されているようで不快」「評価に影響するのでは？」「プライバシーまで覗かれるのでは？」といった不安もあるでしょう。社員から反発される場面に備え、企業側の立場や理由を理解しておくことが重要です。

企業秩序を維持するため

1つ目の理由が、企業秩序の維持です。

会社を円滑に運営するには、組織としての統率力が不可欠です。企業秩序を維持するために、会社は業務命令権や人事権といった管理権限を有しており、その一環として、社員の行動が企業秩序を乱すものではないかを監督する権限があります。

例えば、メールの誤送信による情報漏洩、業務中の頻繁な私用メールなどは、企業秩序を害するおそれがあります。これらのリスクの防止は、社員のメールを監視する合理的な理由になります。

会社の所有権があるため

2つ目の理由が、業務端末やシステムの所有権が会社にあることです。

社員が業務上使用するパソコンやスマートフォン、メールサーバーは、業務のために会社が貸与しているに過ぎず、所有権は会社にあります。長期間使用していると、あたかも自分の物と勘違いし、公私混同している社員もいますが、実際には会社のものです。そして、会社が自らの所有物を管理し、内容を確認できるのは当然のことです。

したがって、会社の端末やシステムを通じたメールのやり取りを、必要かつ相当な範囲でチェックすることに問題はありません。

社員は職務専念義務を負うため

3つ目の理由が、職務専念義務を負っているという点です。

社員は、雇用契約のもと、会社の定めた労働時間（所定労働時間）の間は業務に専念しなければなりません（職務専念義務）。この義務に基づき、会社は、社員が誠実に業務に従事しているかを確認する必要があります。例えば、業務中に私用メールばかり送っていないか、業務に支障のある行為をしていないか、秘密情報を外部に漏洩していないか、調査することができます。

この調査のために、業務メールの監視もまた、その一環として許されます。

会社による社員のメール監視を適法と判断した裁判例

以上の通り、社員から「メールの監視はプライバシー侵害だ」と主張されても、会社として正当な反論ができることを理解してください。

実際に、会社による社員の業務メールの監視が適法と判断された裁判例が存在します。

F社Z事業部（電子メール）事件

1つ目の裁判例が、F社Z事業部（電子メール）事件（東京地裁平成13年12月3日判決）です。

本事案では、（業務メールではなく）私用メールを上司が無断チェックした件について、労働者がプライバシー侵害を主張し、会社に対して損害賠償を請求しました。裁判所は、監視の目的、手段及び態様を総合考慮して、社会通念上相当な範囲であればプライバシー侵害ではないと判断しました。

日経クイック情報事件

2つ目の裁判例が、日経クイック情報事件（東京地裁平成14年2月26日判決）です。

社員を誹謗中傷するメールが送られてきたため会社が調査したところ私用メールが発覚した件について、労働者が会社に、損害賠償を請求しました。

裁判所は、職務専念義務に違反するという理由で、労働者の請求を棄却しました。また、私用メールかどうか、メールの題名だけでは判断できず、企業秩序の維持を目的としてメールチェックをすることは必要であると判断しました。

社員のメールの監視は無制限に許されるわけではない

以上の通り、原則として会社による社員のメールの監視・モニタリングは違法ではなく、裁判例でもその適法性が認められています。

しかし、無制限、無限定で過剰な監視は、社員のプライバシー侵害に繋がり、違法と判断されるおそれもあります。以下では、会社による社員のメールの監視が許される範囲、つまり、メール監視の制限について解説します。

監視には合理的な理由が必要

社員のプライバシー侵害とならないよう、会社が適法にメールをチェックするには、裁判例が示す一定の基準を満たす必要があります。例えば、計測会社メール閲覧事件（東京地裁平成13年12月3日判決）は、次の3つの要件をもとに、監視の適法性を判断しました。

この基準に照らし、適法となるケース、違法とされるケースは、次のように判断できます。

就業規則によるルール作りが重要

メール監視を、適法かつ円滑に行うには、社内ルールが必要です。

整備した社内ルールは、全社員に周知しておくことが不可欠です。社員にとってメールの監視は不愉快でしょうが、事前にルールや目的が明確にされていれば、「どこまでの範囲が許容されるか」が予測でき、過度な不満が生じづらくなります。

メール監視に関するルールは、全社員に適用されるので、就業規則に定めるのが良いでしょう。会社側の立場では、次の3点は必ず記載しましょう。

これらのルールを明記した上で、「上記のルールの遵守状況を確認する目的で、必要に応じて会社がメールを監視する場合がある」ことを規定します。更に、入社時の誓約書や社内ガイドラインにも同様の記載を盛り込むことで、社員への周知が進み、トラブル予防に繋がります。

メールの監視により不正が発覚したときの対応

最後に、会社がメール監視の結果、不祥事や不正、問題行為を発見した際の対応を解説します。

メールを証拠として保全する

社員の不正に気付いた場合、会社の損失を減らす対策を講じたり、社員に処分を下したりするには、確実な証拠が不可欠です。メールを保存することで証拠を確保しましょう。

特に注意すべきは、メールが後から偽造・改ざんされることを防ぎ、客観的な証拠として保存しておくことです。信頼性の高い証拠とするには、メール本文だけでなく、送信者・宛先（CCやBCCを含む）、送受信日時などの情報が記載されたメールヘッダーごと保存してください。

通常は、メールをプリントアウトして紙で保存する方法が有効ですが、スクリーンショットでの保存でもやむを得ない場合もあります。この場合も、画面に必要な情報が全て表示されているかを慎重に確認してください。

注意指導する

次に、発覚した不正が比較的軽微なら、まずは注意指導を行い、改善を促します。

例えば、「業務時間中に私用メールを数回送信していた」といった行為であれば、すぐに懲戒処分を下すのは過剰な対応であり、不当処分として争われるリスクもあります。注意指導は、再発防止のための第一歩であり、社員に対して改善の機会を与えることにもなります。

懲戒処分を下す

発生した不正が重大であった場合や、注意指導を繰り返しても改善しない場合は、懲戒処分の検討が必要となります。懲戒処分には、軽度なものから重度なものまでありますが、違反の内容や程度に応じた処分を選択することが求められます。

なお、懲戒処分は、就業規則にその根拠が明記されていなければなりません。根拠なく懲戒処分を行うと、無効と判断されるおそれがあるので、就業規則の整備状況を確認してください。

まとめ

今回は、会社が社員のメールを監視することの違法性について解説しました。

業務の監督は、会社にとって当然の責務です。パソコンを使用して業務を行う社員なら、業務時間中の行為は、メールを確認することで一定程度の把握・管理できます。したがって、業務に関するメールを、必要かつ相当な範囲でチェックすることは、会社に認められた正当な権限です。

もっとも、監視が無制限であったり過度であったりすると、社員のプライバシー侵害となりかねません。必ずしも違法とまではいえないケースも、不信感を抱かれ、職場環境を悪化させ、業務効率にも悪影響を及ぼす危険があります。

そのため、就業規則に定めるなどして、監視に関するルールを明確に定め、社員にあらかじめ周知することが重要です。メール監視を含む労務管理にお悩みの場合は、企業法務に精通した弁護士に、ぜひ相談してください。