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人事労務

メール誤送信した社員の処分、解雇と、トラブルへの対応方法

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情報通信技術が進歩して、会社の業務を行うにも、非常に利便性が高くなりました。

パソコンを1人1台持っているのは当たり前で、メールを送れば、上司や同僚、取引先にも、すぐに連絡がとれる時代となりました。

しかし、便利さの裏には、ネットトラブルも多く潜んでいます。今回解説する、「メールの誤送信」がその1つです。

「メールの誤送信」を甘くみると、情報漏えい、企業秘密の漏洩などにつながります。トラブルが大きい場合、誤送信をした社員を解雇などの厳しい処分とすることも考えられます。

今回は、メールの誤送信をしてしまった社員の解雇や処分などと、トラブルへの対応方法を、企業の労働問題(人事労務)を得意とする弁護士が解説します。

1. メール誤送信の「法的リスク」

たかが「メール誤送信」と甘く見ていると、とんでもない法的リスクが隠れているおそれがあります。

不注意が、大事故につながるおそれもあるため、まずは「メール誤送信」の法的なリスクについて、弁護士がまとめました。

1.1. 情報漏えい

まず、最も重大なメール誤送信のリスクが、「情報漏えい」です。

御社のサービスや商品、機密など、企業秘密について書いたメールを誤送信してしまうと、下手すれば「情報漏えい事件」ともなりかねません。

1.2. プライバシー侵害

メールの中には、送り先の方の私的な事情を書いてあるものもあります。

メールの受けてのプライバシーに関するメールを誤送信してしまった場合、プライバシー侵害になります。電話番号や住所など、個人情報を記載するメールの場合には特に要注意です。

1.3. 会社の信用低下

以上のように大きな法的リスクのある「メール誤送信」ですから、誤送信を繰り返すような社員がいる会社だと思われれば、会社の信用が低下し、企業イメージが悪化します。

2. メール誤送信した社員の処分は?

ここまでお読み頂いた経営者の方には、たかが「メール誤送信」であっても、下手をすれば情報漏えい、プライバシー侵害などの大きなリスクにつながりかねないことを理解いただけたことでしょう。

そこで、不注意によって「メール誤送信」をしてしまった社員に対しては、社内処分を検討する必要があります。

2.1. まずは注意指導

「メール誤送信」が、結果的に、幸いなことにも大きなトラブルにはならなかった場合には、まずは社員に対する注意指導をしてください。

注意指導は、後で問題となったときに、労働審判や裁判などで証拠として提出できるよう、書面で行うようにします。

2.2. 改善されないときは懲戒処分

注意指導を繰り返しても、不注意が治らず、「メールの誤送信」を繰り返す社員がいる場合には、次の段階に進まざるを得ません。

「譴責」、「戒告」といった、軽めの懲戒処分を下すことによって、反省と改善を促すようにします。

2.3. 懲戒解雇は重すぎる

「メールの誤送信」が、残念ながら非常に重大なトラブルにつながってしまった場合には、そのような重要なメールを誤送信してしまった社員には、厳しい処分を下すべきです。

とはいえ、「懲戒解雇」は、会社が労働者に対して下す処分の中で最も厳しいものであって、「メール誤送信」という行為の性質が、比較的軽微であることから、「懲戒解雇」は重すぎると考えます。

よく検討をせずに、会社の一方的な判断で「懲戒解雇」としてしまうと、労働審判や裁判で争われ、「不当解雇である。」と判断されて無効になってしまうおそれもあります。

3. メール誤送信した社員の上司の責任は?

メール誤送信をした社員の上司に対しては、どのような処分をするべきでしょうか。

上司として、部下に対して、メールを誤送信しないよう、常日頃から教育、指導をする責任があるとはいえ、メールの誤送信トラブルで、上司の監督責任まで問うことは、ケースによっては行きすぎの場合もあります。

上司が「cc」などに入っており、誤送信に容易に気付くことができたにもかかわらず、放置して問題を悪化させたような場合には、上司の監督責任を認め、上司に対しても社内処分を検討します。

4. 誤送信の予防について

以上のように大きなリスクがあり、会社として、経営者としても、部下が「メールの誤送信」をしないようくれぐれも気を付けていただきたいものです。

そこで、メールの誤送信をしてしまうことを事前に予防するためにも、次のことを、部下、社員に対して、きちんと教育、指導しておきましょう。

4.1. 送信前に時間をおく

メールを書いてからすぐに相手に送信するのではなく、一度時間をおくようにしましょう。

具体的には、「下書き」として保存し、「後で送信」トレイに入れた上で、少し時間を置いて見直してから送信するようにすれば、メールの誤送信は格段に減少します。

4.2. 念入りに見直しする

メールを送信する前の見直しも重要です。単に読みながら見直ししているだけでは、なかなか単純ミスが減りません。

指さし、声出し、場合によってはプリントアウトして確認をすることも、重要なメールであればあるほど、誤送信を予防するために必要となってきます。

4.3. 携帯・スマフォに注意

最近では、リモートで仕事をする会社も増えてきました。スマートフォンが便利になり、携帯やスマフォからも、パソコンと同じようにメールを送信できます。

スマフォや携帯で画面が小さい場合、特にミスが多くなり、誤送信が増えます。また、送るつもりがなかったのに、ついタップして送信してしまうというミスも少なくありません。

4.4. 「CC」、「BCC」に注意

ビジネスメールの特徴として、複数人の相手に送るとき、「CC」や「BCC」などを利用することがあります。

取引先などが「CC」や「BCC」で送信してきたメールに返信をするときは、「全員に返信」などを利用することで、余計な相手先を入れてしまっていないかを注意し、メールの誤送信を減らしましょう。

5. 誤送信してしまった後の、適切な対応は?

最後に、ここまで解説したメールの誤送信の予防を徹底しても、部下や社員がメールの誤送信をしてしまった場合に、会社として、経営者としてはどのように対処したらよいのかについて、弁護士が解説します。

特に、重要な情報の記載されたメールの誤送信は、大きなトラブルとなる前に、スピーディな対処が重要となります。

5.1. 社員の誤送信をすぐに把握する

メール誤送信を会社として対応するためには、「メールを誤送信したら、すぐに報告する。」という組織作り、風土づくりが重要です。

メールの誤送信は、「ミス」であり、社員としてもなかなか社長や上司には報告しづらいものです。報告しづらい雰囲気をそのままにしては、放置され、大きなトラブルになってから気付くのでは遅いでしょう。

そこで、会社や社長、経営者が率先して、「メールの誤送信をすぐに報告すること。」「すぐに報告して対処した場合には、ミスは責めないこと。」を、社員に周知、啓発しましょう。

5.2. 誤送信の報告フォームを作る

機密情報の漏洩やプライバシー侵害など、重大なトラブルが起こっているかもしれないのに、相手方から指摘されてはじめて謝るという対応は、御社の評判を落とします。

次のような事項を盛り込んだ、「メール誤送信」の報告フォームを作成しておき、報告のハードルを下げるとよいでしょう。

  • 本来のメール送信先
  • 誤送信してしまったメール送信先
  • 「CC」、「BCC」の有無及び宛先
  • 添付ファイルの有無及び内容

ポイントを絞った簡易なフォームにすることで、「メール誤送信」が社内で放置される可能性を少しでも下げるようにします。

5.3. 謝罪メール

社内での報告を行ったら、メールを誤送信してしまった相手方に対して、お詫びのメールを送ります。

誤送信の相手方に対して送信する謝罪メールには、次の3点を必ず盛り込むようにします。

  • 誤送信してしまったメールを特定する情報(件名、送信日時など)
  • メールの誤送信をしてしまったことに対する謝罪
  • 誤送信してしまったメールを削除することの依頼

5.4. 謝罪電話

謝罪メールを送信したら、改めて、相手方に対して、謝罪の電話をします。

誤送信をした後の対応が、「改めてメールを送るだけ。」というのでは、御社の信用は失墜してしまうことでしょう。

トラブルを起こしたとしても、事後の対応が丁寧であったことによって、逆に評判を上げる会社もあります。できるだけ丁寧に事実について謝罪をするようにしましょう。

6. まとめ

今回は、「メールの誤送信」という、軽く見がちであるけれども、大きなトラブルになりやすい社内のミスへの対応について、弁護士が解説しました。

メールが発達し、ビジネス上のコミュニケーションのスピードは格段に速くなりましたが、その裏で、トラブルも増えています。

そのため、「メールの誤送信」をした社員に対する処分も検討しなければなりません。

万が一、「メールの誤送信」をきっかけに機密情報の漏洩、プライバシー侵害など、大きなトラブルとなってしまった場合には、企業法務を得意とする弁護士に、法律相談くださいませ。

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