内容証明による催告書の文例と、債権回収で内容証明を送るメリット

未払債権の回収は、企業経営における尽きない悩みの一つでしょう。

売掛金や貸付金といった債権が払われないとき、速やかに催告し、証拠を残すべきです。そのために活用するのが「内容証明による催告書」です。

支払いが滞る取引先だと、口頭や電話、メールで催促しても、回答を濁されることもあるでしょう。先延ばしされた挙げ句、倒産されては元も子もありません。払う様子がなければ、債権回収への道筋は、債権者が主導権を握らなければなりません。

最終的には訴訟を提起しますが、その前に催告書でプレッシャーをかけるのが有効です。内容証明で証拠に残す際は、自社に不利な内容とならないよう、テンプレートをもとに文例を練る必要があります。弁護士名義の催告書なら、「訴訟の予告」という意味でも大きな圧力となります。

今回は、内容証明による催告書について、企業法務に強い弁護士が解説します。

内容証明による催告書とは

催告とは、債務者が支払うべき債務を履行しない場合に、債権者が履行を求めるために行う通知や要請のことです。このうち、裁判を通さない督促行為を、狭義の「催告」と呼びます。

ビジネスでは、取引先からの売掛金や借入、顧客からの代金や報酬など、様々な債権が発生します。これらの債権に未払が生じた場合、速やかに催告することが、回収の第一歩です。

催告は、口頭でも可能ですが、通常の業務連絡と同じく、電話やメール、チャットなどでも行えます。払い忘れなどが原因なら、これらの簡易な方法で解決するケースもあります。

内容証明による催告書の文例

次に、内容証明による催告書の文例を紹介します。催告書を有効活用するには、必ず書くべき項目を理解しましょう。

内容証明は特殊な郵便形式なので、普通郵便と異なり、書き方や文字数、紙のサイズなど、形式面のルールがあります。なお、オンラインで利用できる「e内容証明（電子内容証明）」を利用すれば、これらのルールは緩和されます。

内容証明 ご利用の条件等（郵便局）

内容証明による催告書に書くべき事項

次に、内容証明の催告書に書くべき事項について解説します。

以下の内容は、催告の効果を生じるために不可欠のものであり、全ての催告書に必要です。また、それ以外にも、ケースに応じた個別事情を記載してください。

書面の題名

内容証明で送る催告書の題名には、文書の趣旨がひと目で分かるよう、「催告書」や「請求書」といった明確な表記を用いるのが適切です。法的な意味がただちに伝わる題名とすることで、債権者に対して心理的プレッシャーを与える効果があり、後々の紛争防止にも繋がります。

差出人と受取人の住所・氏名

次に、差出人・受取人の正確な氏名と住所を記載します。

宛先に誤記があると、郵便物が届かないだけでなく、企業間の紛争が外部に漏洩するリスクもあるので、間違いないか十分に確認してください。企業間のやりとりでは、以下の順で記載します。

なお、法人代表者は会社の代表権を有し、全ての債権債務に関して会社を代表する権限があります。内容証明は、原則として本店所在地に送りますが、実務上の対応をしやすくするため、支店や営業所など、実際の決定権を持つ部署宛に送ることも検討してください。

債務の特定

催告書では、対象となる債務を明確に特定することが重要です。

特に、継続的な取引関係にある企業間には、複数の債権債務が存在することがあるので、どの取引に基づく請求なのかをはっきりさせる必要があります。ビジネス上の債権回収における債権債務は、根拠となる契約書の締結日や題名で特定するのが一般的です。

請求の条件を満たしていること

内容証明による催告書を送る時点では、既に債務の支払期限は到来しているのが通常です。ただし、実際に請求可能な状態かどうか、契約書や法律の要件を事前に確認すべきです。

例えば、売買契約の場合、代金支払いは物品の引渡しと同時履行が原則ですが、契約書で別途の条件を取り決めた場合はそれに従います。

交渉経緯

債務者の交渉態度が不誠実なときは、内容証明による催告書にこれまでの交渉経緯を記載し、証拠に残すのも一つの方法です。

例えば、支払期限前後に行った請求（日時・方法・内容）、債務者の回答や反論について記録することで、不誠実な対応を明確にし、以後の手続きでも証拠として活用できます。

支払期限

既に支払期限が過ぎている債務について催告書を送る場合は、新たな支払期限を明示してください。この新たな期限を過ぎた場合は、法的措置など次のステップへ進むことを検討します。

また、当初は支払期限の定めのない債務だったときは、催告することで債務を履行遅滞にする効果があります。この場合にも、催告書で支払期限を設定する必要があります。

回答の期限

支払期限と合わせ、回答期限も明記しましょう。

話し合いで解決できる余地があっても、期限を設けずに回答を待ち続けるのは得策ではありません。回答に期限を設定することは、相手にとって強いプレッシャーとなります。

回答期限は、催告書の到達から3日から2週間程度を目安に定めます。たとえ支払いが難しい場合でも、期限内に必ず回答するよう要求し、連絡が途絶えることを防ぎましょう。

法的措置の予告

最後に、支払期限・回答期限までに誠実な対応がないときは、法的手段に移行する可能性があることを明記しておきます。内容証明による催告書を弁護士名義で送付すれば、訴訟提起などの法的措置を現実味をもって受け止めさせる効果があり、相手方への圧力を一層強めることができます。

内容証明で催告書を送るメリット

次に、内容証明で催告書を送るメリットについて解説します。

債権回収の局面で、催告書を「内容証明」で送ることには重要なメリットがあります。単なる請求文書にとどまらず、証拠としての価値を上げたり心理的な圧力を強めたりして、未払債権を早期に回収する可能性を高めることができます。

法的証拠としての価値がある

裁判手続においては、証拠が最も重視されます。

口頭や普通郵便での催告だと、内容や送付日時について証明が困難になってしまいます。内容証明を利用すれば「いつ・誰が・どのような内容の意思表示を行ったか」、日本郵便が証明してくれます。これにより、後日の訴訟において債権者の主張を裏付ける証拠となる点が、内容証明を利用する大きなメリットとなります。

債務者に強い心理的プレッシャーを与える

内容証明は、通常の文書とは異なる書式なので、受け取る側にインパクトのある通知です。特に、弁護士名義の内容証明は、大きな効果が期待できます。「支払わなければ訴訟などの法的手段を講じる」という強い覚悟を示し、支払いの優先順位を上げさせる効果もあります。

実務上も、これまで一向に支払う姿勢を見せなかった債務者が、内容証明による催告書を機に態度を軟化させ、支払い条件の交渉を申し出るケースも少なくありません。訴訟に発展させずとも、早期解決を図れる有効な手段といえるでしょう。

ただし、催告書の文言が過度に攻撃的であったり、誹謗中傷を含んでいたりする場合、名誉毀損や恐喝とみなされるおそれもあります。内容には慎重を期す必要があります。

時効を中断できる

債権には消滅時効が設けられており、一定期間が経過すると、法的に請求できなくなるおそれがあります。民法166条は、債権の消滅時効について次のように定めます。

この時効の進行を止める方法の一つが、「催告」です。催告を行えば、そこから6ヶ月間、時効の完成が猶予されます（民法150条）。

民法150条（催告による時効の完成猶予）

1. 催告があったときは、その時から六箇月を経過するまでの間は、時効は、完成しない。

2. 催告によって時効の完成が猶予されている間にされた再度の催告は、前項の規定による時効の完成猶予の効力を有しない。

民法（e-Gov法令検索）

この6ヶ月の猶予期間中に債務者との交渉をまとめて回収を図るか、そうでなければ訴訟を提起して時効の完成を防ぐ必要があります。訴訟を提起すれば、確定判決によって時効期間が更新され、新たに10年間の時効が適用されます。

なお、催告による時効の猶予は一度限りです。催告書を複数回送っても、更に時効が延長されるわけではない点には注意が必要です。

契約解除の事由に該当する

催告は、契約を途中解約できる事由に該当することが多いです。

例えば、契約書で「債務の履行がなされない場合には催告し、2週間経過後に解約できる」と定めるケースだと、契約に基づく解除権を行使するには催告が前提となります。一般に、重大な事情があれば「無催告解除」を可能としながら、未払いなどの契約違反では、一定期間の催告を要する契約書の例は少なくありません。

このとき、契約に基づいて解除権を発生させるため、内容証明による催告書を送ることで「いつ催告したか」を証明する必要があります。

債務不履行の効果を発生させる

契約によっては支払期限が定められていない債務もあります。

期限のない債務は請求を受けた時点から履行遅滞になるので、催告を行うことで債務不履行の状態に導くことができます（逆に、請求しなければ遅滞の責任は生じず、債務不履行にもなりません）。したがって、期限のない債務を不履行とするために、催告を活用できます。催告によって明確な支払期限を設定すれば、それ以降の遅れについて遅延損害金の請求も可能です。

内容証明による催告書を受領した側の対応

以上は、債権者側の対応ですが、最後に、催告書を受領した債務者側の対応を解説します。

内容証明による催告書を受領したら、どの債権者から、どのような内容の請求をされているかを冷静に確認することが大切です。債務に心当たりがある場合、請求内容の妥当性を確認し、誠実に対応すべきです。一方で、架空請求や詐欺的な文書である可能性も否定できません。不審な点がある場合は安易に支払わず、弁護士に相談することをお勧めします。

自力での対応が難しい場合には、早めに弁護士に相談し、適切な解決策を講じましょう。法的リスクを最小限に抑え、信頼関係の回復や損害の拡大防止についてアドバイスを得られます。

まとめ

今回は、内容証明による催告書について、文例や注意点を解説しました。

債権回収はスピード重視で動かなければならず、未払いとなったら即座に催告すべきです。時効が迫っている場合は特に、速やかに催告しなければ債権が消滅してしまいます。内容証明を有効活用するために、形式面はもちろん、文例の内容面についてもポイントを押さえて作成してください。

内容証明による催告書は証拠に残るので、訴訟においても有益な資料となります。証拠は、有利にも不利にも参照されるので、自社に不利な内容ではないか、催告書に記載する時効を吟味する必要があります。送付する前に、弁護士に内容のチェックを依頼するのがお勧めです。