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債権回収

【書式】債権回収を催告する内容証明を、弁護士が徹底解説!

更新日:

未払債権をどう回収するかは、企業を経営する上で尽きない悩みのひとつです。

「取引先が売掛金債権や貸付債権を支払おうとしない。」という場合、催告した証拠を残さなければなりません。

「貸倒保証制度」や債権回収を専門とする業者が存在することも、多くの企業が債権回収に関し、強い関心を寄せていることの表れ、といえるのではないでしょうか。

取引先に対して支払うよう催告の電話やメールをしても「そのうち払うから。」と言うだけで、なかなか支払ってくれる様子がみられない。

だからといって、法的手段まではまだ考えていない場合、取引先に対し、「内容証明郵便」で催告書を送る、という債権回収手段の方法があります。

しかし、訴訟や支払督促と異なり、内容証明自体に強力な法的効力が与えられているわけではありません。内容証明を送るとどんな効果が得られるのか、作成の際のポイントを、具体的におさえることが必要です。

今回は、催告を内容証明郵便で出す場合のポイントについて、企業法務を得意とする弁護士が解説します。

1. 債権回収における「催告」とは?

債権回収において重要となる「催告」とは、取引先に対する売掛金等の一定の請求権について履行を促す、すなわち、「未払いの売掛金を支払って下さい。」と請求することをさします。

一般的に「催告」と言う場合には、裁判外で行うものを指します。

2. なぜ「催告」に内容証明を利用するのか?

では、債権回収の際に「催告」を行うにあたって、内容証明郵便の方法によって行うことを弁護士がお勧めする理由はどのようなものでしょうか。

債権回収を内容証明郵便によって行う場合の効果を、4つに分けて解説します。

2.1. 債務者に対して心理的な圧迫を与える

普通の郵便と比べて、内容証明郵便を利用して催告書を送った場合、取引先に対して大きなインパクトを与えることができます。

このインパクトは、特に弁護士名義での内容証明の場合には、さらに大きくなることが期待できます。

内容証明郵便を何度も受け取った経験があり、内容証明への対応に慣れている、という企業は、それほど多くはないでしょう。

通常の企業は、債権者からの強い支払請求の意思を感じ、「支払わないとまずい」という心理的プレッシャーを感じることでしょう。

したがって、一向に支払う素振りを見せなかった取引先相手が、内容証明郵便で催告しただけで、急に態度を軟化させ支払ってくるケースも実務上よくみられます。裁判を起こさなくても、早期解決が望めるのです。

未払債権を支払おうとしない取引先に対して、「これが最終通告だ。」と思わせ、債務の履行を促すような内容の催告書を作成することが大切です。

催告書の内容は、債務者に対して心理的な圧迫を十分に与えられるよう、充分吟味しましょう(ただし、恐喝、強迫、名誉棄損などの犯罪にあたる不適切な記載は禁物です。)。

2.2. 証拠としての証明力がある

内容証明郵便を利用した催告書であれば、誰が、誰に対して、いつ、いかなる内容の意思表示をしたか、ということがすべて証明することが出来ます。

また、取引先が催告書を受取ったか否か、実際の受取の「日付」についても、証明することができます。内容証明郵便には、必ず「配達証明」を付して送付します。

「催告を行った。」という事実を証拠に残しておくことは、万が一、債権回収を訴訟によって行う場合に、大きな意味を持ってきます。

仮に、未回収債権を巡り、訴訟に発展した場合であっても、立証の際の重要な証拠となるということです。

そのため、訴訟になった際に証拠となることを念頭において、催告書面の内容を吟味・記載することが重要です。

2.3. 時効中断事由となる

債権には消滅時効があります。消滅時効が完成した場合には、債務者がその時効を援用すれば、もはや当該債権を請求することはできません。

そこで、内容証明郵便を利用した催告によって、債権の時効を中断します。

もっとも、内容証明郵便で時効を延長できる期間は、6か月です。

具体的には、催告の日の翌日から6か月以内に裁判等を起こすことで時効の完成を防ぐことができます(民法153条)。いわば時効中断のための予備的措置です。

訴訟において、時効期間が経過する前に催告をしたことを証明する必要があります。よって、「いつ」の時点で、「どのような内容」の文書を送ったのかが重要となるのです。

民法では以下の4つの時効中断事由が規定されています。

  • 裁判上の請求(訴訟や支払督促の申立など)
  • 差押、仮差押、仮処分
  • 債務の承認
  • 催告(6か月以内に裁判上の請求をすることが必要)

内容証明郵便による催告は、この4つ目に該当し、時効を中断する効力がありますが、催告の6か月以内に、上記に挙げた裁判上の請求や差押、仮差押、仮処分などをしなければ、さかのぼって消滅してしまいます。

なお、催告は2度、3度と繰り返して利用することはできません。つまり、6か月以内に再び内容証明を発送しても時効は中断しないので十分注意しましょう。

2.4. 期限のない債権を債務不履行にできる

企業間で締結された契約によっては、例えば「売掛金の支払はいつでもいいよ。」「貸付金の返済はいつでもかまわない。」など債権の弁済期日を定めていない場合があります。

このような場合、自社が取引先に対して「請求」(=催告)しなければいつまで経っても遅滞の責任は生じず、債務不履行にはなりません。逆に、請求すれば、「履行遅滞」とすることが可能とです。

そこで、内容証明郵便を利用して催告書を取引先に通知することにより、遅滞に陥らせる、のです。なお、「催告書が届いた日」が弁済期日になります。

3. 内容証明郵便の作成のポイント

内容証明郵便を作成する場合、その郵送する文書の内容は、自社の意思を公に示すこととなります。そのため、内容証明郵便を作成する場合には、その内容は慎重に検討しなければなりません。

なお、内容証明郵便は、自社の意思を債務者である取引先に示すだけであり、何らかの法的拘束力が内容証明自体に認められるわけではありません。

3.1. 内容証明作成の形式面の注意点

内容証明郵便には、普通の手紙と異なり、書き方や文字、などに一定のルールがあります。

3.1.1. 字数制限

内容証明郵便を縦書きで作成する場合には、1行20文字以内に対して26行以内に収めます。

内容証明郵便を横書きで作成する場合には、1行あたり13文字以内に対して1枚40行以内、または1行に20字以内、1枚につき26行以内、または26字以内に対して20行以内に収めます。

3.1.2. 句読点・かっこ

内容証明の字数制限を考える際には、句読点やかっこも一文字として数えられます。

3.1.3. 用紙

紙質も用紙サイズも原則として自由です。

3.1.3. 用紙の枚数

内容証明の用紙の枚数も自由であり、制限はありません。

ただし、枚数により郵便料金は変わりますので、枚数が多くなればなるほど、内容証明郵便の郵便料金が高額となります。

そして、複数枚にわたる場合には、すべてホチキスで綴じ、ページの繋ぎ目すべてに割印を押す必要があります。

3.1.4. 【オススメ!】電子内容証明郵便による方法

これらの形式面のルールを満たさない場合には、内容証明を受け付けてもらえませんので、慎重にチェックしてください。

オンライン上で利用できる電子内容証明郵便の方法による場合には、上記の形式面のルールは緩和されます。

3.2. 内容証明作成の内容面の注意点

内容証明郵便によって債権回収の催告を送る場合には、書面の題名は「催告書」「通知書」などとします。

以下の内容を記載することが必要不可欠であるといえるでしょう。

3.2.1. 差出人と受取人の住所・氏名

会社間の債権回収の場合には、代表者名も記載します。

内容証明郵便は、相手方の本店所在地に送るのが原則ですが、支店、営業所など、その他に送るべき住所がある場合には、対応してもらえるかを検討して送付しましょう。

3.2.2. 弁済の期限

弁済期限の定めのない債務の場合には、内容証明郵便の方法によって催告を行うことで、債務を履行遅滞におちいらせることができます。

この場合には、「平成○年○月○日までに支払え」など催告書に弁済期日を記載しましょう。既に期限の定めがあり、期限を過ぎているような場合には、「本書面の到着後、早急に支払え」など早急に支払いを促します。

3.2.3. 回答の期限

できる限り、訴訟などの強制的な手段にいたらずに、内容証明郵便などから始まる話合いによって債権回収ができるよう、心理的なプレッシャーをかけていきましょう。

そのためにも、取引先が催告書に記した弁済方法に従わなかった場合の措置として、法的手段に訴える旨を記載します。

また、この場合、回答の期限を設けておき、その回答期限を過ぎた場合に法的手段を行う旨を記載しておきます。

3.3. 【書式】内容証明による催告書の書式例

以上の、内容証明郵便作成に関する形式面・内容面の注意ポイントを踏まえて、参考に書式をご紹介します。

催告書

平成○年○月○日
〒○○○○○○
○○会社
代表取締役○○○○様
                               〒○○○○○○
                               ○○会社
                               代表取締役○○○○

前略
当社は、平成○年○月○日、貴社に対し、○○○○を代金○○万円(消費税込み、支払期日)で売り渡す契約をしましたが、いまだに、貴社からは上記代金の支払を受けておりません。
つきましては、本催告書の到達後、○○日以内に金ΟΟ円及びこれに対する平成○年○月○日から完済まで年6%の割合による遅延損害金をお支払いされますようご請求致します。
 なお、上記期間内にお支払いただけない場合は、法的措置を講ずる所存であることを申し添えます。

 ○○銀行○○支店 普通預金 口座番号 ○○○○○○○ 口座名義人 ○○○○

以 上

4. まとめ

内容証明郵便の方法によって債権回収の催告をする場合、今までご説明してきましたとおり、形式面と内容面の双方において注意しなければならないことが多数あります。

また、催告は、のちに訴訟に至った場合に証拠となる可能性が大いにあります。

したがって、証拠となった場合に御社にとって不利にならないよう、催告書に記載する内容についてしっかり吟味する必要があります。

内容についてのチェックを依頼したり、弁護士名で催告書を依頼する場合には、普段から会社の情報をよく把握できるよう、顧問弁護士をご依頼ください。

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