退職代行を使われた側の対応は？本人に連絡してはいけない？会社側の対応

近年、退職代行サービスを利用して会社を辞める社員が増えています。

突然に、弁護士や代行業者から電話が来て、本人と一切連絡が取れなくなります。企業にとって対応に悩む場面も多いでしょう。退職代行を使われた側では、「本人に直接連絡してよい？」「退職手続きはどう進めるべき？」「備品の回収は？」「引き継ぎは指示できる？」など、疑問が生じます。

退職代行を使われると、「納得いかない」「自分で連絡すればいいのに」といった気持ちから感情的に反応する経営者もいますが、対処を誤ると、思わぬトラブルに発展します。退職代行から連絡が来た時点で、労働トラブルや法的リスクが潜んでいると考えるべきです。

今回は、退職代行を使われた場合の会社側の対応について、企業法務に強い弁護士が解説します。トラブルを未然に防ぐには、冷静で誠実な対応がポイントです。

退職代行とは

退職代行とは、労働者自身でなく、第三者を通じて「退職の意思」を伝えるサービスです。

退職代行を利用すると、会社との直接のやり取りなく辞められるので、「精神的に辛くて連絡できない」と感じる人に利用されています。退職代行業者が依頼を受けると、会社に電話や書面で退職の意思を伝えて窓口となります。会社側では、業者から連絡を受けて初めて、「退職代行を使われた」と知るケースがほとんどです。

退職代行業者には、大きく分けて以下の2種類があります。

会社側で退職代行を使われると、「違法なのでは？」という疑問を抱くでしょう。

しかし、本人から直接連絡がなくても、退職の意思表示は有効とされる可能性が高いです。退職の意思は会社に到達すれば有効なので、本人が対面・口頭で伝えなくても、郵送やメール、第三者である弁護士や代行業者を通じた連絡でも法的効力を生じます。その結果、民法627条の規定に従い、期間の定めのない雇用契約であれば、退職の意思表示から2週間で終了します。

労働者には「退職の自由」があり、退職代行を使われた会社は、退職を拒否できません。したがって、「本人から直接聞かないと退職させない」「納得できないので受け付けない」といった対応は、法的に認められません。

退職代行を使われたら本人に連絡してはいけない？

次に、退職代行を使われた際の、本人への連絡の可否について解説します。

従業員本人と全く連絡を取れないことに不安や違和感を抱く企業も多いですが、退職代行の仕組み上は一般的であり、通常のことと考えてください。原則として本人への連絡は禁じられ、例外的に連絡を取る場合も、あくまで事務的に淡々と進めるべきです。

本人への直接連絡は控えるのが原則

退職代行を使われたら、会社から本人への直接連絡は控えるべきです。

退職代行の利用者の多くは、「直接連絡を避けたい」「会社との関わりを早急に断ちたい」という強い意向があります。職場環境に強いストレスを感じていたり、ハラスメントがあったり、精神的な負担からうつ病や適応障害などの精神疾患になったりする人もいます。本人が連絡を拒否しているのに、会社が直接連絡を取ろうとすれば、意思に反した接触として次のリスクが生じます。

しつこい連絡が行き過ぎれば、精神的苦痛を理由に、慰謝料をはじめとした損害賠償を請求されるなど、労働トラブルが起こるおそれもあります。

「会わないと絶対に辞めさせない」「最後の給与はオフィスに取りに来い」などの嫌がらせも、問題を悪化させるので控えるべきです。

弁護士か代行業者かによる対応の違い

ただし、弁護士か代行業者かによって、適切な対応が異なる場合もあります。

弁護士が代理人として退職代行の通知をしてきた場合、「労使間の問題に関する全ての代理権」を有するケースが多いです。この場合、退職の意思表示だけでなく、書類の送付先、条件交渉（退職日や有給消化、業務引き継ぎ、退職金の支払いなど）を全て弁護士を通じて行わなければならず、本人への連絡は一切許されません。

これに対して、代行業者からの連絡の場合、その業務範囲の確認が必要です。

例えば、「退職の意思表示を代行するのみ」ということであれば、業務の引き継ぎや備品返却、離職票の交付といった事務作業は本人間で進めるケースもあります。また、弁護士でなければ労使間に生じたトラブルについての交渉は担当できません。

なお、例外的に本人との直接のやり取りをする場合も、業務連絡に限って淡々と進めるべきです。簡潔に、必要最小限の連絡に留め、感情的にならないよう注意してください。トラブルになりそうなときは、会社側もあらかじめ弁護士に依頼しておくのが安全です。

退職代行を使われた会社側の適切な対応

次に、退職代行を使われた会社側の適切な対応について解説します。

退職代行から連絡があった場合、会社としては冷静に、法令に従って対処すべきです。代行業者からの連絡だと、相手も労働法の知識が乏しいことがあります。言いなりにならず、正しい対応を理解しておいてください。

トラブルを防ぐために会社が気をつけるべきこと

次に、会社側が注意しておくべきポイントについて解説します。

退職代行を利用された場合、会社側の対応次第でトラブルに発展することもあれば、円満に解決できることもあります。

退職の拒否はできない

最重要の注意点は、退職の拒否（在職の強要）はできないということです。

労働者には退職の自由があり、たとえ本人からの直接の連絡でなくても、期間の定めのない労働契約については退職の申入れから2週間が経過すれば終了すると、民法627条に定められているからです。つまり、意思が明示された時点で、会社の同意や承諾がなくても、退職されてしまいます。

「人手不足だから」「引き継ぎが終わらないから」など、会社として辞めさせたくない理由は多々あるでしょうが、無理に引き留めても違法とされる可能性が高く、パワハラに該当すると判断されれば逆に損害賠償を請求されるおそれもあります。

そもそも労働者の意思に反して引き留めたところで、今後の活躍は望めず、努力するモチベーションなど湧くわけもありません。

引継ぎを強制できないケースが多い

退職代行を使われた会社が、「せめて引き継ぎだけでも」と思うのは当然です。

しかし、退職代行を利用する人の多くは、職場に戻らず、コミュニケーションを取ることなく退職することを望んでいます。そして、法律上も、業務の引き継ぎを強制することはできません。前章の通り、会社の同意や承諾なく辞めることができ、その間、有給休暇を取得すれば、業務を指示することができないからです。

次善の策として、次のような手段が考えられます。

強く引き継ぎを求めてトラブルを拡大させるよりは、代行業者を通じて必要最低限の情報提供を依頼したり、社内の対応でカバーしたりといった方法を選ぶべきです。また、日頃から属人性を排除し、マニュアルを作成するなどの予防策を講じてください。

企業の信用を第一に考える

退職代行への対応を誤ると、企業のイメージを損なう危険があります。

退職代行を使うことに対し、「不誠実だ」「筋を通すべき」などと敵意を感じる経営者や担当者も少なくありません。しかし、感情を表に出して対応したり、社員や取引先、SNS上で辞めた人の悪口を言ったりするのは極めて危険です。

企業の品位を損ねる結果となるのは当然ですし、最悪は、名誉毀損やプライバシー侵害といった違法行為に該当するおそれもあります。このことは、経営者である社長だけでなく、実際に現場対応を行う社員にも徹底して指導しなければなりません。

退職代行を使われないようにする事前対策

最後に、退職代行を使われないようにする事前対策について解説します。

退職代行を利用される背景に、会社への不満があるのは間違いありません。「退職代行を使われる」という事態は、職場環境や労務管理に課題があり、改善を要するサインと考えるべきです。

少なくとも、退職代行を使われたのは、従業員が「相談しづらい」「退職を切り出しにくい」「上司に言っても改善されない」と感じていることを意味します。この不満を放置せず、突然の退職代行を防止するために、次の対策を実施してください。

このように、退職の予兆に気付き、未然に防止する努力をすべきです。

退職代行への対応を理解するのは重要ですが、最も良いのは「そもそも退職代行を使われない会社」になることです。そのためには、法令遵守は当然として、社員の声を拾い上げ、働きやすい職場を目指す姿勢が欠かせません。

まとめ

今回は、退職代行サービスを利用された会社側の立場で、対応方法を解説しました。

退職代行を利用されると、会社としては驚きや戸惑いを感じるのも当然です。しかし、対応を誤れば法的トラブルに発展し、企業の信用を傷つけるおそれがあります。

重要なのは、感情的にならず、法令を遵守して丁寧に対応することです。退職代行から連絡が来た後は、本人への無理な連絡は避けましょう。特に、弁護士からの連絡の場合は、弁護士を通じて退職手続きを粛々と進めるべきです。弁護士による退職代行の場合、未払い残業代の請求など、他の労働問題に派生する危険もあるので注意してください。

退職代行に適切に対処できるよう、マニュアルを整備し、就業規則を見直すなどの取り組みも不可欠です。離職が相次ぐ場合は、労働環境の見直しが急務となります。労務管理に不安がある企業は、早めに弁護士に相談してください。